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Sicherheitsdienste

Empfangsdienste

Der erste Eindruck zählt. Kompetente Empfangspräsenz, die Besucher willkommen heißt und gleichzeitig für Sicherheit sorgt.

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Freundlich • Kompetent • Strukturiert

AGS-Mitarbeiter am Glaseingang eines Bürogebäudes – Empfangs- und Pfortendienst

Was wir absichern

Strukturierte Sicherheit für Ihre individuellen Anforderungen.

Erster Eindruck

Repräsentativer Empfang, der Ihr Unternehmen kompetent vertritt.

Besucherlenkung

Strukturierte Führung von Gästen und Lieferanten.

Zutrittskontrolle

Registrierung und Überprüfung aller Besucher nach Ihren Vorgaben.

Kommunikation

Annahme und Weiterleitung von Anrufen und Anfragen.

Der erste Eindruck – professionell besetzt.

Leistungen im Überblick

01

Besuchermanagement

Anmeldung, Registrierung und Besucherausweise nach Ihren Vorgaben – mit Terminabgleich und strukturierter Lenkung zu den Ansprechpartnern.

02

Pforte & Zutritt

Ausweiskontrolle, Schlüsselausgabe und Koordination von Lieferanten und Handwerkern am Eingang.

03

Telefon & Post

Telefonzentrale, Anrufweiterleitung sowie Paket- und Postannahme – zuverlässig während der vereinbarten Geschäftszeiten.

04

Räume & Termine

Raumbuchungen, Terminkoordination und auf Wunsch die Begleitung von Besuchern zu ihren Terminen.

Einsatzorte

Für jeden Empfang.

  • Bürogebäude
  • Firmenzentralen
  • Verwaltungsgebäude
  • Business Center
  • Kanzleien
  • Praxis- & Ärztehäuser
  • Forschungseinrichtungen
  • Produktionsstandorte
  • Werkspforten
  • Messen & Kongresse
  • Coworking-Flächen
Empfangskonzept anfragen

Risiko – Maßnahme – Ergebnis

Unsere Arbeit folgt einem klaren Prinzip: Risiken erkennen, präventiv handeln, nachvollziehbare Ergebnisse liefern.

Risiko
Unbefugter Zutritt ohne Registrierung
Maßnahme
Systematische Besucheranmeldung und Ausweiskontrolle
Ergebnis
Nachvollziehbarkeit, wer sich wann im Gebäude befand
Risiko
Unkoordinierte Besucherströme
Maßnahme
Strukturierte Lenkung und Terminabgleich
Ergebnis
Reibungsloser Ablauf, keine Wartezeiten
Risiko
Fehlende Erreichbarkeit am Empfang
Maßnahme
Kontinuierliche Besetzung während der Geschäftszeiten
Ergebnis
Zuverlässige Ansprechbarkeit für Besucher und Mitarbeiter

Leistungsumfang

Klar definierte Leistungen – modular erweiterbar nach Ihren Anforderungen.

Kernleistungen

  • Besucherbetreuung und -registrierung
  • Ausweiskontrolle und Besucherausweise
  • Telefonzentrale und Anrufweiterleitung
  • Schlüsselverwaltung und -ausgabe
  • Paket- und Postannahme
  • Koordination von Lieferanten und Handwerkern
  • Raumbuchungen und Terminkoordination

Optionale Erweiterungen

  • Erweiterte Zutrittssysteme und digitale Besucherregistrierung
  • Begleitung von Besuchern zu Terminen
  • Erste-Hilfe-Koordination im Notfall
  • Fremdsprachenservice

Zusammenarbeit

So läuft ein Einsatz ab

Strukturierte Prozesse für zuverlässige Ergebnisse – von der Anfrage bis zur Dokumentation.

  1. Anforderungsanalyse

    Erfassung Ihrer Empfangsanforderungen, Besucheraufkommen und speziellen Wünsche.

  2. Konzepterstellung

    Entwicklung eines Empfangskonzepts mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten.

  3. Personalauswahl

    Sorgfältige Auswahl repräsentativen Personals mit entsprechenden Qualifikationen.

  4. Einarbeitung

    Objektspezifische Schulung zu Abläufen, Ansprechpartnern und Besonderheiten.

  5. Laufender Betrieb

    Kontinuierliche Präsenz mit regelmäßiger Abstimmung und Qualitätssicherung.

Dokumentation & Qualität

Transparenz und Nachvollziehbarkeit in jedem Einsatz.

Besucherprotokolle

Dokumentation aller Besucher für Nachvollziehbarkeit und Compliance.

Repräsentatives Auftreten

Einheitliche, gepflegte Erscheinung passend zu Ihrer Unternehmenskultur.

Datenschutz

DSGVO-konforme Besucherregistrierung und vertrauliche Handhabung.

Erreichbarkeit

Zuverlässige Besetzung während vereinbarter Geschäftszeiten.

Schnelle Einarbeitung

Neue Mitarbeiter werden systematisch auf Ihr Objekt geschult.

Wissenswertes

Wissenswertes zum Empfangsdienst

Begriffe, Abgrenzung und Kostenfaktoren – kompakt erklärt.

Was ist ein Empfangsdienst?

Ein Empfangsdienst ist die professionelle Besetzung des Empfangs- oder Eingangsbereichs eines Unternehmens durch externes, geschultes Personal. Zu den Aufgaben gehören die Begrüßung und Registrierung von Besuchern, die Ausgabe von Besucherausweisen, die Telefonzentrale, die Annahme von Post und Paketen sowie die Koordination von Lieferanten und Handwerkern. Damit verbindet der Empfangsdienst Service und Sicherheit: Besucher werden freundlich empfangen, und gleichzeitig ist nachvollziehbar, wer sich wann im Gebäude aufhält.

Empfangsdienst oder Pfortendienst – wo liegt der Unterschied?

Beim Empfangsdienst stehen Serviceorientierung, Kommunikation und ein repräsentatives Auftreten im Vordergrund – typisch für Firmenzentralen, Verwaltungen und Bürogebäude. Der Pfortendienst konzentriert sich stärker auf die Kontrolle von Zugängen, die Schlüsselverwaltung und den Liefer- und Handwerkerverkehr, etwa an Werkstoren oder Betriebsgeländen. Viele Unternehmen kombinieren beides: einen serviceorientierten Empfang mit klar geregelter Zutrittskontrolle, bei erhöhten Anforderungen ergänzt durch Wachdienst oder Werkschutz.

Wovon hängen die Kosten eines Empfangsdienstes ab?

Die Kosten richten sich vor allem nach den täglichen Besetzungszeiten, der Anzahl der Arbeitsplätze und Schichten, dem Aufgabenspektrum vom reinen Besucherempfang bis zur Telefonzentrale, nach gewünschten Fremdsprachen, den Anforderungen an die Zutrittskontrolle und nach dem Vertretungskonzept für Urlaub und Krankheit. Nach einer Anforderungsanalyse vor Ort erhalten Sie ein Angebot, in dem Leistungen und Besetzungszeiten klar definiert sind.

Unsere Standorte

Empfangsdienst in Ihrer Nähe – an 14 Standorten.

Empfangsdienst von AGS Facility Services erhalten Sie in ganz Bayern und Baden-Württemberg – von regionalen Teams mit festem Ansprechpartner. Wählen Sie Ihren Standort:

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Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zu unseren Sicherheitsleistungen.

Unsere Empfangsmitarbeiter verfügen über Erfahrung im Kundenservice, ein gepflegtes Erscheinungsbild und werden objektspezifisch geschult. Fremdsprachenkenntnisse können je nach Bedarf berücksichtigt werden.

Ja, wir bieten flexible Modelle an – von stundenweiser Unterstützung bis zur vollständigen Empfangsbesetzung.

Vor Einsatzbeginn führen wir eine detaillierte Einweisung durch: Abläufe, Ansprechpartner, Software und besondere Anforderungen werden gemeinsam besprochen.

Ja, diese Aufgaben gehören zu unseren Standardleistungen und werden nach Ihren Vorgaben ausgeführt.

Wir haben ein Vertretungskonzept mit eingearbeiteten Ersatzkräften, die bei Bedarf kurzfristig einspringen können.

Ja, Ausweiskontrollen und die Vergabe von Besucherausweisen gehören zu unserem Leistungsspektrum. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen kann dies mit Wachdienst kombiniert werden.

Der Empfangsdienst steht für Besucherbetreuung, Service und einen repräsentativen ersten Eindruck – etwa in Firmenzentralen oder Bürogebäuden. Der Pfortendienst legt den Schwerpunkt stärker auf Zutrittskontrolle, Schlüsselverwaltung und die Abwicklung von Lieferanten. In der Praxis werden beide Aufgaben häufig kombiniert und im Empfangskonzept gemeinsam festgelegt.

Maßgeblich sind die Besetzungszeiten, die Anzahl der Empfangsarbeitsplätze, der Aufgabenumfang (z. B. Telefonzentrale, Post, Raumbuchung), gewünschte Fremdsprachenkenntnisse, Sicherheitsanforderungen an die Zutrittskontrolle sowie das Vertretungsmodell. Nach der Anforderungsanalyse erhalten Sie ein transparentes Angebot.